Las listas de distribución son mecanismos de difusión de la información basadas en el correo electrónico. La idea de una lista de distribución nace de la necesidad de hacer llegar un mensaje a varios usuarios de una vez en lugar de tener que ir enviando uno a uno los mensajes.
Las listas de distribución se pueden dividir por temas o por usuarios, pensando que es necesario realizar comunicaciones con frecuencia. También aportan una manera de conseguir reenviar el correo electrónico a varias direcciones a la vez.
¿Podemos crear Listas de Distribución en Microsoft Word
Word no está pensado para la creación de listas de distribución como podría ser Otulook, pero lo que sí que podemos hacer es crear una lista con nuestros contactos para poder realizar una combinación de correspondencia.
Las combinaciones de documentos son especialmente interesantes si queremos realizar envíos masivos, incluso podemos vincular Excel a Word para utilizar las listas de contactos que tengamos almacenadas en hojas de cálculo.
Configurar una nueva lista de contactos con Word
Dentro de Microsoft Word debemos crear una tabla, en la pestaña “insertar” seleccionamos “Tabla”, creamos nuestra tabla con dos columnas como mínimo a las que llamaremos “nombre” “Correo electrónico”, podemos añadir todas las columnas que queramos, pero por lo menos necesitamos estos datos. Ingresaremos todos los contactos que queramos.
Una vez que tengamos nuestra tabla simplemente la guardamos en nuestro disco duro.
Uso de la Lista en la Función de Combinar Correspondencia
Primero abrimos el documento de Word que queremos compartir en nuestra lista de distribución. Vamos a la pestaña “Correspondencia” y seleccionamos “Iniciar combinación de Correspondencia”, ahora buscamos el archivo que hemos guardado anteriormente con nuestra lista de contactos.
Ahora seleccionamos “insertar campo de combinación” y añadimos la información que deseamos, correo electrónico o nombre del destinatario. Una vez configurado nuestro documento podemos imprimir los resultados, enviar los correos electrónicos o guardar una copia de cada correo.
Consejos a tener en cuenta
Para conseguir un buen resultado deberemos tener siempre las listas de correo actualizadas, eliminando los contactos si es necesario para evitar errores.
Es conveniente verificar los datos antes de enviar a fin de evitar errores en los nombres de los destinatarios o las direcciones de correo.
Debemos usar formatos de archivo compatibles. Microsoft Word nos permite guardar nuestros archivos en una variedad de formatos y extensiones, pero el más recomendado para no tener fallos es el formato .csv que permite una mayor flexibilidad.
Generar listas de distribución es bastante sencillo y aunque Microsoft Word puede no ser la herramienta idónea podemos conseguir un buen resultado realizando envíos masivos a nuestras listas de contactos.
